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温馨陪伴
浓浓夏日，当整个校园还沉浸在毕业季依依不舍、殷殷惜别的气氛当中时，国际公寓部全体员工已全身心投入到了国际小学期紧张忙碌的入住接待准备工作当中。
01
关于小学期接待
国际小学期（暑期学校）是中国人民大学全面提升国际性的重要工作之一，开办至今已是第九届。本次国际小学期入住接待工作正值留学生离校退宿、青年公寓和专家楼家具更新、粉刷修缮（需动员外籍师生腾退房间、并协助其行李寄存）工作开始之际，国际公寓部全体员工积极克服人手少、时间紧、劳动强度大等不利因素，有条不紊顺利完成本届国际小学期新生住宿接待工作。
截至7月3日，国际公寓部共计接待来自42个国家和地区的名国际小学期学生入住，创历届国际小学期境外学生入住接待数量新高。
历年小学期接待数据
02
小学期接待的一二三四五
创新和改变
与学校国际小学期办公室保持密切沟通和联系，首次开通网上住宿预定模块，实时更新房源数据，提高住宿预定效率，为国际小学期招生工作提供有力保障。
为顺利完成国际小学期境外学生的住宿接待保障工作，国际公寓部与学校国际小学期办公室建立了密切的沟通和联系，年底多次沟通商讨在网上报名系统中开通住宿预定模块事宜。年学期初，在多次会谈确认了各项功能需求和预定流程后，国际小学期招生报名系统开通了单独的住宿预定模块，模块包含了留学生公寓各楼宇图片简介，实时更新房源信息，预订人网签住宿协议后方能提交预订单，极大的提高了住宿预定效率。
住宿预定模块
为了最大限度满足国际小学期境外学生的住宿需求，确保本届国际小学期住宿房源及预定数量的准确性，国际公寓部自今年4月份开始就安排专人对毕业生和非毕业生进行多次上门走访，至今年7月份累计走访毕业生和非毕业生余人。在及时准确掌握每位留学生回国和离校时间的同时，国际公寓部还积极动员毕业生按时离校、非毕业生暑期退房，通过认真梳理、分析期末房源和床位数据，合理预测留学生（毕业生、非毕业生）退房数量、可用床位数量，3月、5月分批次为国际小学期办公室提供了张床位，为学校国际小学期招生工作提供了有力保障。
全力以赴
克服时间紧、任务重等困难，全员加班加点抢时清扫、检修房间设施，高效筹备国际小学期接待用房。
6月底至7月初，是国际小学期各项准备工作的最后攻坚阶段。今年暑期的留学生集中退房离校时间主要集中在6月28日-7月1日，而本届国际小学期入住时间是7月1日和7月2日，因两项工作间隔时间短且有重叠，造成本届国际小学期筹备时间较紧、工作强度较大。仅6月30日一天时间就完成85名留学生的退宿、清洁及检修工作。
清扫毕业生宿舍
清扫毕业生房间
清扫卫生间
7月1日、7月2日国际小学期境外学生集中接待日，陆续出现刚办完毕业生退房手续，又立刻抢房清扫后即为等待的国小学生办理入住手续。截至7月2日，短短5天时间，国际公寓部全员加班加点共完成客房清扫余间，另有80多个单独床位（总计个床位），完成卧具用品配置多间次。
整理床铺
在清洁客房卫生的同时，工程维修人员还完成了所有接待用房设施设备的检查维修工作，有效保证了国际小学期接待用房设备设施的干净完好。
检修房间设施
保证质量
在多项工作重叠交叉的情况下，全力保障国际小学期入住接待工作顺利完成。
在本届国际小学期入住接待筹备工作开始的同时，青年公寓留学生宿舍及专家楼外籍教师公寓家具更新和粉刷修缮工作也如期交叉启动。为保证青年公寓在住留学生和专家楼外籍教师秋季开学正常入住，国际公寓部在保障国际小学期筹备工作高效开展的同时，从客务部和工程部抽调专人负责青年公寓留学生和专家楼外籍教师的思想动员、行李存放、报废家具清运、每个房间的粉刷修缮明细项目确认等各项工作。
帮助非毕业生存行李
清撤报减家具
时至7月3日，国际公寓部在保证国际小学期入住接待工作正常开展同时，顺利完成青年公寓、国际文化交流中心粉刷层留学生行李存放余件、家具清运件，并提前达到施工进场移交条件。
细节入手
从细节着手，为学生提供温馨、周全的后勤服务。
为给国际小学期境外学生提供周到细致的服务，尽可能缩短国际小学期境外学生入住手续办理时间，国际公寓部设计英文版入住流程海报，境外学生一抵达即可清晰了解。从核对护照和名单、签订住宿协议、分配房间、入境住宿登记与信息上传（按照公安及出入境管理要求）、支付房费到成功入住，清晰展现在一张图中。同时国际公寓部重新修订排版印发了中英文合版的《年国际小学期后勤服务指南（境外学生版）》，内含报到、住宿、餐饮、校园购物、常用服务电话及校园地图等各项信息，帮助境外学生迅速熟悉环境。
中英文入住流程、温馨提示
服务指南境外学生版
为规范国际小学期境外学生住宿行为，营造和谐的住宿环境，在境外学生办理住宿手续时，与每位境外学生签订《国际小学期留学生公寓住宿协议》（中英文版），明确了住宿规定和要求。
针对暑期蚊蝇较多的问题，国际公寓部提前向采购与招标管理办公室申请购置了电蚊香液，同时针对毕业生退房损耗物品，补充购置了电热水壶、插线板等必备生活用品，让国小学生能够住的更加舒心。
为提高接待效率，提前模拟入住手续办理并不断调整形成最佳接待流程，将入住工作流程图和入住特别提示印制海报，在大厅张贴，以便学生能够按照流程快速办理手续；前台业务按照审核、分房、住宿登记、收费办卡等顺序分为1、2、3号桌，张贴明示桌签，接待大厅放置长凳，设置手续办理等待区和退宿通道，由专人负责发放排队号码和入住资料，以便在境外学生集中入住期间能够提高入住手续办理效率，降低排队等候时间。学生办完手续后，由贴心的保安帮助搬运行李并引导至房间入住。
排队等候区
帮助学生暂存行李等候办手续
行李暂存区
境外学生排队办理入住手续
夜间航班到京的国小境外学生等待办理入住手续
耐心为境外学生办理入住手续
解答学生咨询
帮助国小学生搬运行李
人性化服务
后勤集团精细化管理人性化服务的工作理念，在这几年实践工作中得到了深入贯彻，已植根在每一位员工的内心深处。
年7月1日晚7：00左右，一名美国籍女留学生在办理入住手续的时候称：因银行柜台下班无法兑换人民币，并且肚子很饿，希望工作人员能给予帮助。国际公寓部前台员工见此情况后便主动帮助联系银行，在确定自助取款机无法兑换人民币后为其开通了“绿色通道”——先入住后交费，并将自己的加班餐让给了该留学生。该留学生感动之余连声说“谢谢、谢谢”。
年7月2日凌晨2：00，一名国际小学期境外留学生从首都机场乘出租车到人民大学，但出租车司机因嫌调头麻烦就把该留学生放置在了三环路边。就在这名留学生焦急查看地图如何到达人民大学时，正巧被加班结束半夜路过此地的国际公寓部工程部经理周军看到。周军在确认该留学生为国际小学期留学生后，便用电动车帮助该留学生把行李拖运至国际文化交流中心，并协助办理了入住手续。
年7月2日早上7点多，国际公寓部客务部前台员工孟超在学校西门附近发现一名因不认识路而焦急彷徨的留学生，便主动上前询问具体情况，得知是本届国际小学期的留学生后便带领他到留学生公寓办理了入住手续。
随着国际小学期名境外学生集中入住工作的完成，国小入住接待已告一段落，在境外学生住宿期间，国际公寓部将继续坚持耐心、贴心、细心的服务，为住宿学生留下美好回忆。
温小馨
后勤集团将继续努力，坚持做人大人的保障，努力使RUCers的校园生活更加舒适！
后勤集团新媒体团队
策划：璇子
编辑：李欢
来源：后勤集团国际公寓部
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